De fleste virksomhedsejere ved, at de skal bogføre. Færre ved, at de også skal beskrive, hvordan de bogfører. Kravet står i bogføringslovens § 6, det har været gældende siden regnskabsår, der begynder 1. oktober 2022, og det er et af de punkter, Erhvervsstyrelsen kan spørge til ved en kontrol. Beskrivelsen er hverken lang eller besværlig – men den skal findes, den skal passe på virkeligheden, og den skal holdes ajour.
Hvem skal have en procedurebeskrivelse?
Kravet rammer den samme kreds som kravet om digital bogføring. Du er omfattet, hvis mindst ét af følgende gælder:
- Din virksomhed har pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1. Det gælder ApS, A/S, erhvervsdrivende fonde og de fleste øvrige selskaber.
- Din nettoomsætning overstiger 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår – uanset virksomhedsform. Det omfatter altså også enkeltmandsvirksomheder og I/S.
Driver du en personligt ejet mindre virksomhed (PMV), er du ikke omfattet. En PMV må højst omsætte for 50.000 kr. om året og kommer derfor aldrig i nærheden af grænsen.
Loven indeholder samtidig et proportionalitetsprincip: beskrivelsen skal stå mål med virksomhedens størrelse og kompleksitet. En enmandsvirksomhed med 40 bilag om måneden skal ikke skrive det samme som en koncern. To sider kan sagtens være nok.
Hvad skal beskrivelsen indeholde?
Bogføringslovens § 6 stiller tre konkrete krav. Beskrivelsen skal dække:
- Procedurerne for løbende registrering. Hvordan sikrer I, at alle transaktioner rent faktisk bliver bogført – ikke bare de fleste? Hvor kommer bilagene fra, hvem taster eller godkender dem, og hvor ofte?
- Procedurerne for betryggende opbevaring. Hvordan opbevares bilag, registreringer, dokumentation for kontroller og de oplysninger, der er nødvendige for revisionssporet? Hvor ligger materialet, hvem kan tilgå det, og hvordan sikres det mod tab?
- Hvem der er ansvarlig. Navngiv de medarbejdere, der har ansvaret for de to første punkter. Det er ikke nok at skrive “bogholderiet”.
Sådan kan en beskrivelse se ud
Her er de emner, en brugbar beskrivelse typisk kommer omkring. Skriv i korte, konkrete sætninger – det er en arbejdsbeskrivelse, ikke en ansøgning.
- Bogføringssystem: hvilket system I bogfører i, og om det er registreret hos Erhvervsstyrelsen.
- Bilagsindgang: hvordan bilag når frem – bilags-inbox på e-mail, app, EDI, e-faktura – og at intet bogføres uden bilag.
- Kadence: hvor ofte der bogføres. Ugentligt, månedligt, løbende. Skriv det, I faktisk gør.
- Godkendelse: hvem godkender udgiftsbilag, og hvem må frigive betalinger. Beskriv funktionsadskillelsen, hvis I har en.
- Afstemninger: hvilke konti afstemmes, hvor ofte, og hvem gør det. Bank, moms, debitorer, kreditorer og mellemregninger som minimum.
- Opbevaring: at registreringer og bilag ligger i bogføringssystemet, at udbyderen tager sikkerhedskopi, og hvordan materialet kan fremskaffes.
- Ansvarlige: navn og rolle på den eller de personer, der står for hvert område.
- Ekstern bogholder eller revisor: hvilke opgaver der er lagt ud af huset, og hvad I selv beholder.
Beskrivelsen er selv regnskabsmateriale
Det er værd at hæfte sig ved: procedurebeskrivelsen tæller som regnskabsmateriale efter bogføringslovens § 4. Den er dermed omfattet af opbevaringspligten på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, den vedrører, jf. § 12. Gem derfor de gamle versioner, når I opdaterer – de dokumenterer, hvordan I arbejdede dengang.
Beskrivelsen skal desuden holdes ajour. Skifter I bogføringssystem, får ny bogholder, ændrer godkendelsesflow eller flytter bilagshåndteringen, skal papiret følge med. En beskrivelse, der passer på en arbejdsgang, I forlod for to år siden, er værre end ingen beskrivelse.
Hvorfor det er værd at tage alvorligt
Det oplagte svar er, at det er et lovkrav, og at manglende efterlevelse af bogføringsloven er bødebelagt. Bødens størrelse fastsættes af domstolene ud fra virksomhedens omsætning, overtrædelsens grovhed og varighed samt gentagelse – der findes ikke et fast beløb, og du skal være skeptisk over for kilder, der påstår andet.
Men den mere praktiske grund er, at arbejdet med beskrivelsen næsten altid afdækker huller. Det er tit først, når nogen skal skrive ned, hvem der godkender en faktura over et vist beløb, at det går op for virksomheden, at ingen gør det. Beskrivelsen er en billig intern kontrol.
Dertil kommer, at den er guld værd ved et skifte. Falder bogholderen om i morgen, eller skal I skifte revisor, er beskrivelsen det dokument, der gør, at nogen kan tage over uden at starte forfra.
Kom i gang
- Skriv ned, hvad I faktisk gør i dag – ikke hvad I gerne ville gøre.
- Læs det igennem og find hullerne. Hvem godkender egentlig? Bliver banken afstemt?
- Ret arbejdsgangene, hvor de ikke holder, og opdater beskrivelsen.
- Sæt en fast dato om året, hvor beskrivelsen gennemgås – gerne sammen med årsafslutningen.
Vi udarbejder procedurebeskrivelsen sammen med vores kunder som en del af opsætningen, og vi gennemgår den ved årsafslutningen. Skal vi kigge på jeres? Kontakt os, eller få et tilbud.
Relaterede ydelser og artikler
Bogføring og årsafslutning · Digital bogføring 2026 · e-conomic sat rigtigt op fra start
Kilder
Bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022) · Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven